В случае грубого нарушения трудовой дисциплины, к которому относится и прогул, работодатель вправе расторгнуть с работником . Причем, сделать это можно даже при однократном невыходе работника (в случае отсутствия работника в течение 4-х часов подряд на рабочем месте). Разумеется, без уважительной причины.

Докладная записка об отсутствии на рабочем месте

Существует стандартная процедура оформления данного нарушения. Как правило, сперва составляются докладная записка. Затем оформляется акт об отсутствии работника на рабочем месте.
В этой статье я не буду описывать всю процедуру увольнения по данному основанию (об этом в другой раз), ограничусь лишь докладной об отсутствии сотрудника и приведу ее пример.
Составляется докладная непосредственным руководителем прогульщика на имя начальника структурного подразделения (директора, его замов и пр., в зависимости от вашей оргструктуры). Унифицированной формы этого документа не существует, поэтому записка составляется в произвольной.

Образец докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Директору
ООО “ ”
И.Н. Петрову
от начальника отдела аудита
В.А. Смирнова

Докладная записка
об отсутствии на рабочем месте

Сообщаю, что сегодня, 07 марта 2017г., аудитор Сидоров П.Н. отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 8 часов до 17 часов.
Документов, подтверждающих наличие уважительной причины отсутствия работника, не имеется.

Начальник отдела аудита
В.А. Смирнов

Обратите внимание, не нужно писать фразы типа: “Прошу объявить выговор”, “Применить к работнику дисциплинарное взыскание” и пр. Вполне возможно, что уважительная причина у работника все-таки имелась. К тому же, прежде, чем привлекать к дисциплинарной ответственности, необходимо получить письменное объяснение от работника. Но об этом мы поговорим в другой раз.

– информационный документ передающий сведения о нарушении сотрудником трудовой дисциплины.

Докладная записка является документом, носящим только информационный характер. Она оформляется и предоставляется либо работником вышестоящему руководству, либо руководителем филиала организации выше по инстанции. В случае нарушения сотрудником правил трудовой дисциплины, невыполнения своих непосредственных обязанностей его прямой руководитель может сообщить об этом своему начальству докладной запиской.

В случае оскорбления другого лица на рабочем месте тоже может составляться . О случаях прогула или отсутствия сотрудника на рабочем месте в течение продолжительного времени составляет докладная записка о неявке на работу.

Докладная записка о прогуле. Пример

Как возможный повод для подготовки докладной может выступить оскорбление на рабочем месте. Если сотрудника нет на работе в течение продолжительного времени, то это может стать оформление докладной, так как прогул относится к официально прописанным нарушениям дисциплины труда.

Данные документы отправляются на рассмотрение руководству. И руководство принимает решение о дальнейших действиях.Если глава организации принимает решение о возможном дисциплинарном высказывании, то это фиксируется в приказе. Более подробно пример оформления приказа рассмотрен в статье: “ .”

После возвращения сотрудника на работу, он должен предоставить объяснительную, в которой прописывает причины своего отсутствия. Ее прикрепляют к ранее написанными документам (объяснительным).

Примеры оформления объяснительных записок сотрудника

Что должно быть в докладной записке?

Рассмотрим основные пункты в докладной:

• Название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе).
• ФИО руководителя и его должность.
• Заголовок (об отсутствии на рабочем месте).

Документ должен содержать следующую последовательность:

• Описание ситуации, кто не пришел на работу, когда это случилось (ФИО, дата и срок отсутствия)
• Просьба рассмотреть инцидент и принять какие-то меры (дисциплинарное взыскание, выговор и т.д.)
• ФИО человека, написавшего докладную и его должность.

На рисунке ниже представлен пример заполнения документа.

Скачать докладную записку о прогуле работника

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

В случае если сотрудник на протяжении продолжительного периода не присутствует на своем рабочем месте, то данное действие является дисциплинарным проступком. Как правило, за прогул руководство организации могут применить санкцию к такому сотруднику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это такое

Докладная записка, она же и служебная – это документ, который носит информационный характер, а именно ставит в известность руководство о неявке трудящегося на работе в течение всего рабочего дня либо более 4-х часов.

Служебная записка является основанием для расторжения трудового договора с недобросовестным работником либо же привлечение его к дисциплинарной ответственности. В некоторых случаях в качестве наказания может быть неформальное предупреждение со стороны руководства, это актуально при первичном проступке.

Понятие «прогул» закреплен в ст. 81 Трудового кодекса, которая говорит об отсутствии на рабочем месте подчиненного без наличия уважительной причины на протяжении всей смены либо трудового дня не смотря на его продолжительность.

Для того чтобы не явка сотрудника не расценивалась как прогул, следует обладать неопровержимыми доводами для разъяснения, по какой именно причине рабочее время тратилось не по назначению.

Уважительными причинами могут быть:

• плохое самочувствие сотрудника;
• плохое самочувствие либо смерть близкого члена семьи;
• неотложные ситуации;
• дорожные автокатастрофы;
• аварии, связанные с жилищными и коммунальными происшествиями;
• и многое другое.

Обязательно ли составлять

Если речь идет о небольших обществах с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей, то составление служебных записок бессмысленно, так как круг работников весьма ограниченный и руководители могут самостоятельно осуществлять контроль над своими подчиненными.

На наиболее крупных предприятиях данный акт считается причиной увольнения и иных наказаний в виде денежных взысканий.

Кто оформляет

Составляется служебный документ, в случае если работник не отвечает на телефонные звонки и не находится на работе более 4-х часов. Законом РФ никак не регулируется вопрос, связанный с оформлением, а именно кто должен осуществлять данное действие. Но на практике созданием записки занимается руководитель подразделения, в котором трудится работник.

Также помимо начальника, составить документ может каждый подчиненный организации, который, так или иначе, владеет информацией отсутствия своего коллеги. В небольшой фирме оформить докладную записку может специалист кадрового отдела, или лицо ответственное за ведение учета рабочего времени.

Как правильно написать и ее образец

Служебный документ оформляется в строгом деловом стиле и направляется главному руководителю. Фамилию и инициалы требуется написать в правом верхнем углу бланка.

Здесь же необходимо указать сведения связанные о подразделении, где и был зафиксирован «прогул», а также информация о специалисте оформляющий данный документ. В конце «шапки» обязательно прописывается число составления и регистрационный код.

В основной части документа пишутся важные события, связанные с дисциплинарным проступком, а уже в самом конце специалистом прописывается пожелание о взыскании, увольнении либо наоборот смягчении санкций, в случае, когда трудовой распорядок был нарушен первый раз.

Оформляют его на классическом листе А4 (в случае, если документ внешний, то нужен бланк предприятия).

Важно! Прежде чем будет составлена служебная записка, обязательным условием является объяснительная от сотрудника о причинах его правонарушений и предоставление подтверждающей документации.

Главные реквизиты докладной при ее составлении:

• число написания документа и нарушения;
• фамилия и инициалы сотрудника отсутствующего на рабочем месте;
• время и часы с точностью до минуты;
• основания для нарушения внутреннего распорядка;
• просьба о вероятном наказании работника.

В завершении документ подписывается напрямую руководителем отделения, где работает подчиненный и направляется на рассмотрение главному начальнику организации. После проходит регистрацию у секретаря, но помимо этого может быть зарегистрирован и по месту своего оформления.

Несколько дней отсутствия

При отсутствии сотрудника на своем рабочем месте несколько дней необходимо составить докладную в первый день прогула. В данном случае процедура оформления документа стандартная и ни чем не отличающаяся от процедуры, когда подчиненного нет более 4 часов.

Единственное отличие в том, что рациональней в данной ситуации для начало сделать пометку в табеле учета рабочего времени, а уже после составлять служебную записку указав в бланке все числа пропуска.

Что дальше

Уже после того как работник получил на руки служебную записку вместе с актом нарушителю выдвигается условие для объяснения своего отсутствия на рабочем месте. Необходимо отметить то, что причина может быть и уважительной.

В случае если к пояснительной записки будет приложено документальное подтверждение своего отсутствия, никаких дисциплинарных взыскания к нему не будут применены.

Но если будет доказан факт прогула, то у сотрудника есть все шансы ожидать от руководства замечание, лишение премии, выговор или даже увольнение особенно актуально при неоднократном нарушении трудового распорядка. Дальнейшие действия будут зависеть только лишь от решения самого руководителя.

Увольнение

Перед тем как с сотрудником будет, расторгнут трудовой договор необходимо:

• установить факт, что он на самом деле не находился на работе;
• с точностью установить временной промежуток;
• выяснить по какой причине работник не явился на работу либо оставил рабочее место до окончания трудового графика.

Пошаговая процедура увольнения за отсутствие на своем рабочем месте:

1. Первоначальным и основным шагом является документально оформленный факт отсутствия подчиненного. Данный процесс можно осуществить двумя способами это:
   • составив акт, который оформляется при наличии двух, трех очевидцев;
   • составив служебную записку.
2. Объяснение сотрудника по сложившейся ситуации, этот документ оформляется только лишь в письменном формате, собственноручно. Временной промежуток, который предоставляется для данного действия два дня.
3. По итогу предыдущего этапа можно будет говорить о закрытии служебного расследования либо о его последующих шагах. Кроме того если работником не предоставит в течение двух дней пояснительную записку, в этом случае также оформляется соответствующий документ (ст. 193 ТК РФ).
4. Затем руководителем организации принимается решение о наложении взыскании. Возможность отстранить от должности из-за невыхода на работу не считается обязанностью, следовательно, наниматель может и не увольнять сотрудника, а просто воспользоваться иным видом наказания. К примеру, это может быть денежно взыскание.
5. Подготавливается распоряжение о расторжении трудовых правоотношений между работником и работодателем.
6. Ознакомление сотрудника с приказом.
7. Внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Таким образом, даже при грамотно оформленной докладной записки о необоснованном отсутствии сотрудника на работе является не достаточным основанием для дальнейших мер.

Необходимо прикрепить к первому документу дополнительный (акт) и только после этого доводить до руководства о произошедшем инциденте. Дальше все будет зависеть только лишь от работодателя и самого сотрудника, а именно насколько обоснованно он объяснит причину того, почему его не было на работе в указанный в соответствующем документе период.

Докладная записка о прогуле - это информационно-справочный документ, который информирует о факте отсутствия работника на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня либо значительной его части и содержит просьбу о привлечении данного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Как написать докладную записку о прогуле

При написании докладной записки о прогуле учитывайте следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;
• наименование документа - ;
• дата и исходящий номер;
• данные получателя - должность, фамилия и инициалы лица, которому адресован документ;
• заголовок к тексту - «О …», «Касательно …»;
• текст докладной записки - сначала указывается информация о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте, затем излагается определенная просьба;
• подпись - должность автора документа, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Образец докладной записки о прогуле

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
04.10.2013 № 5

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 04.10.2013 г., менеджер по снабжению Макаров Иван Васильевич отсутствовал на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня с 9 часов до 18 часов.

Никаких сведений, подтверждающих уважительность причины отсутствия Макарова И.В., не имеется.

Прошу рассмотреть вопрос о наложении на Макарова И. В. дисциплинарного взыскания.

Оформление докладной записки о прогуле осуществляется на листе формата А4.

Прогул фиксируется в тот момент, когда работник отсутствует на рабочем месте продолжительное время без объяснения причины. Начальник подразделения вправе зафиксировать отсутствие работника с помощью и сообщить о нарушении дисциплины вышестоящему начальству с помощью докладной записки.

Нарушение трудовой дисциплины может быть наказуемо, если на то есть серьезные основания. Работник может отсутствовать на работе по уважительной причине, но не успеть вовремя сообщить об этом. Примером тому может быть ДТП, случившееся по дороге на работу.

Прежде, чем применять к отсутствующему работнику дисциплинарное наказание, следует выслушать виновную сторону. Работник может объяснить свое поведение после того, как выйдет на работу. Руководство обязательно должно получить письменную , объясняющую отсутствие на рабочем месте, либо акт о нежелании ее писать.

Докладная записка позволяет начальнику подразделению или иному ответственному лицу сообщить руководству о прогуле работника. Записка о том, что сотрудник не вышел на рабочее место, всегда пишется вышестоящему начальству, например, начальником подразделения руководителю организации.

Образец докладной о прогуле можно скачать внизу статьи.

Пример текста докладной об отсутствии работника

Начальником подразделения или иным уполномоченным лицом на обычном листе бумаге составляется докладная записка следующего содержания:

• наименование подразделения;
• ФИО и должность руководителя;
• название самого бланка, его номер, дата формирования;
• заголовок записки — зависит от содержание докладной, если причина ее написания — прогул работника, то в качестве заголовка можно указать «об отсутствии на рабочем месте»;
• дата прогула — период времени, когда работник отсутствовал на своем рабочем месте (это может быть день или его часть, несколько дней);
• ФИО и должность лица, нарушившего дисциплину, установленную в организации;
• далее в записке причина отсутствия, если неизвестна, то это также следует указать (например, без уважительной причины);
• особенности, сопровождающие данное происшествие;
• также в докладной указывают последствия, которые повлек за собой прогул (имеются в виду важные последствия, повлиявшие на работу предприятия);
• просьба о рассмотрении вопроса применения дисциплинарного наказания к виновному лицу за ненахождение на рабочем месте;
• подписи лица, составившего данный бланк;
• указание на то, что к докладной записке приложен акт об отсутствии на работе (акт должен быть заверен подписями свидетелей).

Далее руководству следует дождаться объяснений работника о причинах прогула и только после этого принимать решение о необходимости наказания. Само наказание может быть выражено в виде замечания, выговора или увольнения. При этом составляется приказ, образец которого можно скачать