Экономический кризис — отличное время… для того, чтобы покупать новые информационные системы, внедрять передовые технологии и уходить в отрыв от своих конкурентов. Какие перспективы открывает тендер заказчику системы в условиях мирового финансового кризиса? Стоит ли приглашать консультантов или можно обойтись своими силами? Как правильно провести тендер? Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье.

Тендер — это выгодно!

Тендер — это, по сути, форма выбора продукта и/или услуги на конкурсной основе.

Конкурс предполагает наличие конкуренции среди поставщиков аналогичных систем (вендоров) за право поставки своего решения. Это означает, что, во-первых, на рынке существует несколько и более систем со схожими функциональными возможностями и, во-вторых, предложение инициатора тендера является интересным для поставщиков.

Но даже если в настоящий момент невозможно получить несколько реальных альтернативных предложений, ничего не мешает компании, решившей провести тендер, сравнивать стоимость и результаты внутренней разработки системы собственными силами на базе некоторой платформы и покупки готовой системы, уже существующей на рынке.

Если же говорить об интересе поставщиков, то он выражается в значительной совокупной стоимости тендерного лота, которая может увеличиваться за счет:

• большого количества рабочих мест системы;
• услуг по внедрению системы;
• дополнительных услуг по реинжинирингу и обучению.

Естественно, чем выше интерес поставщиков, тем выгоднее их коммерческие предложения, выставляемые на тендерные торги. Стремясь заполучить заказ, поставщики будут готовы на значительные уступки в цене и условиях поставки.

Кроме того, сам факт проведения тендера, как правило, означает, что заказчик серьезно подходит к организации проекта, и, значит, после подписания договора с победителем тендера риск неудачи проекта снижается.

Надо заметить, что в настоящий момент наряду с дорогостоящими проектами интерес для поставщиков представляют и небольшие проекты — из-за высокой конкуренции на рынке информационных систем, спровоцированной мировым экономическим кризисом и сокращением спроса со стороны традиционных заказчиков. Для России это, прежде всего, — государственный, энергетический и финансовый сектора.

Какие еще перспективы открывает тендер заказчику системы сегодня?

Обострившаяся в условиях кризиса конкуренция между поставщиками информационных систем — это предпосылка для возникновения большого числа инновационных ИТ-продуктов. Это новые, актуальные, клиентоориентированные решения, однако вследствие возможного сокращения расходов на R&D они могут быть сырыми.

• Актуальность. Стремление выгодно отличиться от конкурентов заставляет разработчиков информационных систем выпускать гибкие решения, внедрение которых можно осуществить за минимально короткие сроки.
• Инновационность. Появляются действительно новые решения, в том числе не имеющие аналогов на рынке ИТ-продуктов. Разработка ни на что не похожих систем, как и раньше, сопряжена с высокими рисками, но теперь «игра стоит свеч», когда на кон поставлена рентабельность предприятия-разработчика. Опыт показывает: выигрывает, как правило, тот, кто имеет одну или несколько — но четко нацеленную команду и продукт, являясь лидером на своем рынке. Компания, пытающаяся диверсифицировать риски за счет «универсальности», теряет свои позиции, если только она не является постоянным и главным поставщиком для нескольких крупных заказчиков. Эти аспекты нужно учитывать при выборе поставщика среди участников тендера.
• Клиентоориентированность . От предприятий-разработчиков сегодня можно требовать более тщательного анализа потребностей клиентов. Возможно, специфика и ограничения бизнеса вашей компании до сегодняшнего момента не позволяла купить подходящего решения. Как знать, может быть ситуация изменилась и на рынке появилась система или поставщик, который соответствует требованиям компании?

Таким образом, появившиеся на рынке новые системы могут представлять большой интерес для заказчиков. Кроме того, не стоит забывать о том, что не только бизнес диктует требования к информационным системам, но и наличие новых систем может позволить организовать бизнес по-новому, более эффективно.

Тендер как форма выбора информационной системы предполагает проведение тщательного анализа всех возможных систем требуемого класса, представленных на рынке. Он не дает случайно пропустить лучшее, наиболее подходящее решение и позволяет приобрести его на максимально выгодных условиях.

Какие опасности подстерегают предприятие при выборе системы в ходе тендерных торгов? К каким последствиям приводят ошибки, допущенные при проведении тендера? Как не допустить возникновения этих ошибок?

Работа над чужими ошибками позволяет избежать своих

Предупрежден — значит вооружен!

Главный критерий успеха тендера — это достижение его целей. А главной целью тендера является выбор решения, отвечающего текущим потребностям бизнеса компании, а также потребностям бизнеса в обозримой перспективе. Каковы же основные причины выбора «не той» системы? Возможные ответы на этот вопрос перечислены ниже:

• Не из чего было выбирать. Было получено недостаточно предложений, либо информации в предложении было недостаточно для принятия объективного решения. Если компания отправила потенциальным участникам тендера запросы на предложения, а в ответ получила значительно меньшее число коммерческих предложений, это означает лишь то, что в тендерном задании (запрос на предоставление предложения) был недостаточно учтен интерес поставщиков (прежде всего, финансовый). В то же время, если полученные предложения не содержат необходимой для принятия решения информации, это свидетельствует, скорее всего, о том, что в тендерном задании были указаны размытые, обобщенные требования к вендору и системе.
• Пока выбирали систему, бизнес изменился. Процедура проведения тендера не была четко регламентирована по срокам, и тендер затянулся на длительное время. Это чревато не столько технологическим отставанием, сколько изменением цены системы из-за нестабильности валют в период кризиса. К моменту заключения договора поставки с вендором, могут возникнуть непреодолимые разногласия и по цене, и по другим условиям поставки, в результате победитель тендера может отказаться от заключения договора, как, собственно, и сам заказчик системы. Такую возможность необходимо заранее предусмотреть. Обычно в этом случае либо выбирается другой победитель (например, набравший наибольшее количество баллов), либо объявляется новый тендер. Кроме того, если при выборе системы не учитывались перспективы развития бизнеса, такой критерий, как гибкость системы, при затягивании сроков проведения тендера выбранная система может оказаться «неподходящей» для изменившегося бизнеса.
• Поставщику присудили победу за вознаграждение. Личная заинтересованность сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера, не позволяет провести его объективно. Главный риск при этом — даже не финансовая зависимость сотрудника от участника тендера и выбор более дорогого решения, а возможный выбор неподходящего решения. В этом случае потери будут связаны уже не с перерасходом средств, а с провалом проекта и отставанием от конкурентов.
• Чтобы исключить возможную договоренность с поставщиком, все важные решения по тендеру должны приниматься коллегиально тендерной комиссией (комитетом), в состав которой входят и представители бизнес-подразделений, и руководители ИТ. Тем не менее, сама по себе коллегиальная форма выбора победителя не является панацеей от коррупции. Чем меньше формализована процедура проведения тендера, чем обобщеннее документируются результаты обследования систем — тем сложнее проверить добросовестность сотрудников, ответственных за выбор поставщика. Но даже при хорошем документировании не стоит забывать о том, что результаты обследования систем и поставщиков могут быть сфальсифицированы. Поэтому при выборе стратегически важных систем, а также дорогостоящих решений уместно пригласить в качестве экспертов внешних независимых ИТ-консультантов.
• Ошиблись в выборе критериев оценки . Бессистемный подход к определению критериев выбора системы и поставщиков, однобокость анализа предложений поставщиков (например, фокусировка только на характеристиках информационной системы и недостаточное внимание к поставщику) не позволяют сделать правильный выбор победителя тендера. Отсутствие или неправильная расстановка приоритетов при определении критичных критериев, которым в обязательном порядке должна соответствовать система или ее поставщик, приводит к тем же результатам. Проведение анализа рисков, сопряженных с выбором той или иной системы и ее поставщика, значительно повышают устойчивость и надежность решения при подведении итогов тендера.

Таким образом, объективный тендер требует обоснованного, аргументированного решения о выборе системы и ее поставщика.

Процедура проведения тендера и выбора решения должна быть прозрачной для всех сотрудников, принимающих в нем участие, а также для вышестоящего руководства.

Для того чтобы процедура проведения тендера была известна и понятна всем сотрудникам, ее регламентирует. Регламент определяет «правила игры»: права и обязанности участников тендера, помогает учесть различные ситуации, которые могут возникнуть в ходе тендера (например, если не пришло ни одного тендерного предложения, соответствующего условиям тендерного задания, тендер объявляется несостоявшимся), также регламент ограничивает нежелательную свободу действий при проведении тендера (например, чрезмерное упрощение процедуры его проведения). Регламент может быть описан очень детально, а может быть оформлен в форме внутреннего протокола на одну страницу. В любом случае, в нем должны быть отражены все вехи (или ключевые точки) процесса проведения тендера, а также механизм принятия основных решений в ходе его проведения.

Прозрачность выбора системы и поставщика обеспечивается ведением подробной документации, оформляющей важные решения, принимаемые в ходе тендера на всех его этапах.

Пакет тендерной документации может включать в себя следующие документы:

• Обобщенные бизнес-требования к системе позволяют обосновывать необходимость проведения тендера. Это документ, который инициирует процесс проведения тендера, в нем описываются основные потребности в новой системе. Бизнес-требования к системе могут быть оформлены, например, в виде служебной записки, заключения консультанта или отчета о гэп-анализе. К ним также желательно приложить обобщенный план, в котором были бы определены сроки проведения тендера и собственно внедрения информационной системы (как правило, поэтапного), согласованные с вехами соответствующих бизнес-проектов.
• Регламент проведения тендера описывает порядок проведения тендера.
• «Длинный список» решений поставщиков (Long list) позволяет определить основные критерии выбора поставщиков и состав «длинного списка». Это широкий перечень решений, представленных на рынке в настоящий момент.
• «Короткий список» решений поставщиков (Short list) позволяет определить критерии формирования «короткого списка» и собственно состав «короткого списка», т.е. состав участников, которым рассылается RFP.
• Запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP ) описывает информацию, предоставляемую участникам тендера для формирования ими коммерческих предложений: требования к составу предложения в части информации о поставщике, его системе, коммерческих условий сотрудничества.
• Материалы презентаций и референс-визитов используются для планирования таких мероприятий в ходе тендера (план, сценарий, список тем и вопросов) и эффективного распространения информации среди участников тендерной комиссии.
• Отчет о результатах тендера обосновывает позицию сотрудников, принимающих решение о выборе победителя тендера. Это результат сравнения предложений поставщиков, презентаций систем и других внутренних рабочих документов. Отчет оформляет итоговое решение о выборе победителя, которое может быть описано в виде протокола тендерной комиссии.

Важно отметить, что тендер — это проект, а значит у него есть свои цели и задачи, вехи, риски и, конечно, план. Только детальный план проекта не дает затянуться тендеру на неопределенный срок и позволяет выбрать решение, отвечающее текущим потребностям бизнеса компании. А быстрое внедрение решения — это необходимое условие его эффективности в условиях финансового кризиса, характеризующегося постоянными, плохо прогнозируемыми изменениями.

Проведение тендера по выбору информационной системы — серьезное мероприятие, требующее значительных усилий и знаний сотрудников компании. «Звать или не звать консультантов?» — вот в чем вопрос.

«За что мы платим консультанту?»

Существует несколько основных причин привлечения консультантов:

• Организация тендера: в компании отсутствует целостная методология выбора решения, основанная на опыте проведения тендеров по выбору информационных систем, и времени на разработку такой методологии просто нет.
• Компетенция: в компании практически нет сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию и опыт проведения тендеров по выбору информационных систем.
• Сроки и ресурсы: компетентные сотрудники слишком заняты выполнением своих текущих обязанностей и у них нет возможности уделять достаточного внимания проведению тендера.
• Объективность и доверие спонсоров: руководство или акционеры не готовы полностью довериться своим сотрудникам в выборе решения, необходим независимый «взгляд со стороны».

Все вышеперечисленные недостатки помогут компенсировать независимые консультанты, причем формы их привлечения могут быть различными:

• Экспертиза пакета тендерной документации;
• Консультирование тендерной комиссии и ее членов;
• Комплексные услуги по проведению тендера.

В любом случае, окончательное решение о выборе победителя тендера должна принимать только тендерная комиссия. Все выводы, сделанные консультантом, носят рекомендательный характер и могут быть пересмотрены. Попытка возложить на консультанта ответственность за дальнейшее внедрение выбранной системы, как правило, приводит к потере объективности при выборе.

Чтобы сторонняя помощь оказалась продуктивной, привлекаемый консультант должен быть профессионалом своего дела, понимающим специфику бизнеса компании-заказчика и специализирующимся на выборе программных систем. Независимость от вендоров позволяет рассчитывать на объективность выбора победителя тендера.

«Не навреди!»

В некоторых случаях внешнее вмешательство консультанта является малоэффективным. Подобными ситуациями могут быть:

• Сроки. Если тендер необходимо провести в кратчайшие сроки, лучше это сделать своими силами. Для того чтобы правильно оценить ситуацию, консультанты в начале любого консалтингового проекта проводят экспресс-обследование предприятия клиента. Это позволяет им понять специфику бизнеса заказчика, познакомиться со стратегией развития ИТ-инфраструктуры, согласовать цели и задачи проекта и в конечном итоге определить правильный курс работ при проведении тендера.
• Цена вопроса. Проект по проведению тендера следует возложить на плечи внутреннего персонала при небольших масштабах внедрения и минимальных рисках, сопряженных с выбором того или иного решения. Масштаб внедрения может определяться количеством необходимых пользовательских лицензий, сложностью и стоимостью покупаемой информационной системы. Величина риска характеризуется серьезностью последствий для бизнеса в случае неудачного внедрения. И степень риска, и масштабность проекта можно описать в стоимостном выражении. Оценка возможных потерь определяет целесообразность привлечения консультантов.
• Закрытость организации. Руководство не готово предоставить консультанту по соображениям информационной безопасности информацию, необходимую для правильного выбора информационной системы. В этом случае консультант не сможет вынести объективного решения, и привлекать его бессмысленно.

Тендер как проект: вести последовательно и завершить в срок

Процесс проведения тендера состоит из нескольких основных этапов:

1. Инициация проекта;

2. Формирование «длинного списка» поставщиков (long list) ;

3. Формирование «короткого списка» поставщиков (short list) ;

5. Получение дополнительной информации в ходе презентаций, референс-визитов, консультаций;

6. Оформление результатов;

7. Заключение соглашения с победителем тендера.

Рассмотрим их более подробно.

1. Проект по проведению тендера начинается с определения и обоснования потребностей в новой информационной системе (системах) и определения рамок проекта. На предварительном этапе инициации проекта решаются организационные задачи назначения руководящей тендерной комиссии, участники которого должны будут управлять процессом проведения тендера; происходит мобилизация команды, производящей выбор победителя тендера; подготавливается и утверждается поэтапный план работ по проекту с разбивкой на сроки; готовится регламент проведения тендера.

2. На этапе формирования «длинного списка» поставщиков рассматривается максимально широкий список решений, представленных на рынке. Предварительный отбор систем производится при минимизации затрат на получение дополнительной информации о решении. Т.е. при составлении «длинного списка» используют открытые источники информации, а также личный опыт участников проектной команды и рекомендации коллег, пользующихся доверием. Как правило, это веб-сайты вендоров, содержащие описание основных характеристик систем; обзоры в профессиональной прессе, презентации и демонстрационные ролики, руководства пользователей и т.д. Отбраковка решений из полного списка происходит на основании небольшого числа критичных критериев. Соответствие этим обязательным требованиям является основанием для внесения системы в «длинный список». При оформлении результатов этапа (самого Long List) полезно указывать не только системы, вошедшие в «длинный список», но и все рассматриваемые системы. Например, можно вынести перечень отбракованных решений в отдельный раздел документа. Важно не только перечислить их, но и указать причину исключения системы из рассмотрения — это позволяет вынести обоснованное решение и предупредит возможные вопросы со стороны руководства.

3. Формирование «короткого списка» поставщиков производится из «длинного списка» на основании расширенного состава критериев выбора решения. На данном этапе требования к решению уточняются и систематизируются. Рекомендуется отдельно рассматривать требования к системе, поставщику и проекту.

Требования к системе подразделяют на:

• Функциональные — перечень функций, которые должна поддерживать система;
• Нефункциональные — требования к быстродействию, надежности, эксплуатации и обслуживанию системы, к эргономике, защите информации и т.д.;

Требования к поставщику подразделяют на две группы:

• Общие показатели деятельности — например, требования к численности персонала компании-поставщика решения; время нахождения на рынке, финансовые показатели деятельности компании за отчетный период, отсутствие задолженности перед налоговыми органами;
• Прочие требования — например, наличие сертифицированных специалистов, заключенные партнерские договора с вендорами, возможность предоставления определенного уровня поддержки, подход к ценообразованию.

Требования к проекту могут быть следующими:

• Принципы организации проекта и управления проектом;
• Требования к ресурсам, выделяемым на проект;
• Сроки начала и завершения отдельных этапов проекта и проекта в целом;
• Зависимость от критичных для бизнеса дат (дата сдачи отчетности);
• Зависимость от других проектов;
• После того, как требования к решению определены, следует разработать методику формирования «короткого списка» из «длинного» и отбраковать системы, не соответствующие требованиям в соответствии с разработанной методикой. В качестве примера возможных методик сравнения можно привести следующие:

• Попарное сравнение систем;
• Балльная оценка систем в с учетом веса каждого критерия выбора системы;
• Приведенная стоимостная оценка решений, включающая финансовую оценку рисков;
• Качественное сравнение решений на основе анализа реализации ключевых сценариев (key use cases);
• TCO (Total Cost of Ownership);

• Решения, не вошедшие в «короткий список», следует так же, как и на предыдущем этапе формирования «длинного списка», вынести в отдельный раздел, указав причину их «отбраковки».

4. После того, как все требования к решению сформулированы и состав «короткого списка» определен, потенциальным участникам тендера (поставщикам, перечисленным в short list), высылается запрос на предоставление предложения (Request for Proposal, RFP) . Разрабатывать его обычно начинают в самом начале проекта, а при получении из длинного и короткого списка поставщиков дополнительной информации о решении RFP может быть расширен.

RFP может состоять из следующих основных блоков:

• Выдержки из Регламента проведения тендера (основные сроки, правила и процедуры, контактные данные заказчика);
• Требования к информации в предложении могут включать:
  • Правила заполнения предложения, которые указываются для удобства обработке предложений. Ответы потенциальных участников тендера должны описываться в единой форме для того, чтобы при обработки предложений построить единую таблицу сравнения ответов поставщиков;
  • Требования к участнику — требования, которым должен соответствовать поставщик решения, свидетельствующие о его «успешности», надежности, соответствии проекту;
  • Требования к системе — функциональные, нефункциональные требования, требования к информации о сроках, стоимости решения, истории и опыта ее внедрения;
  • Требования к прочим услугам, оказываемым в ходе проекта: требования к составу работ по проекту (внедрение системы, обучение сотрудников работе с системой, сопровождение).

5. В ответ на RFP, поставщики высылают свои предложения, таким образом, становясь участниками тендера, и фактически с этого момента начинается собственно проведение тендера. Присланные предложения тщательно анализируются и после приведения их к единообразной форме сопоставляются, ответы поставщиков уточняются. Иногда после обработки предложений «короткий список» поставщиков удается сократить до 2-3 решений. Для оставшихся решений организуются презентации и тестовые демонстрации на территории поставщика или заказчика.

Целей у демонстраций и референс-визитов несколько:

• Наглядно подтвердить свойства решений, которые заявлены в тендерных предложениях;
• Подтвердить опыт конкретных проектов, также указанный в тендерных предложениях;
• Продемонстрировать свойства решений, которые не могут быть оценены на основе предложений (например, юзабилити);
• Оценить способность команды участника тендера к взаимодействию с заказчиком;
• Оценить экспертизу команды участника тендера.

Для эффективного проведения презентаций рекомендуется разработать и предоставить участникам тендера единый план или несколько сценариев. Это позволит, во-первых, заставить их показывать то, что действительно интересно компании (а не только сильные стороны системы и поставщика), и, во-вторых, упростит сравнение результатов презентаций различных участников тендера.

6. После уточнения всех важных свойств решения, проведения сравнительного анализа систем и выбора победителя оформляется отчет о результатах тендера . В отчете могут быть отражены следующие виды анализа систем:

• Качественная оценка решений предполагает сравнение систем с точки зрения их функциональности. По сути, качественная оценка является отчетом о проведенных демонстрациях систем;
• Анализ рисков, сопряженных с выбором каждого решения. При оценке рисков должны учитываться вероятность наступления рисковой ситуации и стоимость расходов при наступлении или предупреждении риска;
• Финансовая оценка всех затрат, связанных с выбором каждого решения. В качестве одного из подходов можно предложить включать в финансовую оценку наряду с TCO оценку рисков, связанных с выбором конкретного решения.

При принятии решения важно соблюсти принцип коллегиальности и участия всех заинтересованных лиц, иначе могут возникнуть как политические, так и организационные препятствия — причем уже при внедрении системы.

Если окончательный выбор сделать не удается, то следует задаться вопросом: «Какая дополнительная информация позволит склонить чашу весов в ту или иную сторону?» После этого участникам направляются дополнительные запросы и проводятся новые встречи.

В отчете о результатах тендера должно даваться краткое заключение по каждой из рассматриваемых систем. Рекомендуется определять не только единоличного победителя тендера, но и второго «финалиста» — на тот случай, если по каким-либо причинам не удастся заключить договор поставки с победителем.

7. После того, как победитель определен, с ним заключат соглашение на поставку информационной системы. Предварительно может быть подписан договор о неразглашении (NDA). После согласования с поставщиком всех условий поставки договор подписывается, что является точкой в процессе проведения тендера и началом проекта внедрения новой системы. Материалы, использованные в процессе проведения тендера, могут стать хорошей основой для написания технического задания на доработку системы.

Вне зависимости от того, будет ли компания обращаться к помощи консультантов или примет решение все работы проводить самостоятельно, принципы проведения тендера едины:

• Организация тендера как самостоятельного проекта со своими целями, ресурсами, сроками;
• Выделение ключевых требований бизнеса как критериев для выбора;
• Поэтапное уточнение критериев — от «длинного списка» до окончательного выбора победителя;
• Поэтапное сокращение числа и детализация описания сравниваемых решений.

Тендер представляет собой метод, предназначенный для выбора конкретной организацией или государством подрядной компании или поставщика для достижения определенных целей в бизнесе. В настоящее время подобные мероприятия достаточно распространены, поскольку с их помощью можно найти адекватное решение для выполнения какой-либо задачи, будь то производство продукции, оказание услуг или осуществление необходимых для предприятия работ. Правила и порядок проведения тендеров стали практически общепринятыми, выполнение которых требуется от каждого участника.

Для чего необходимо проведение тендеров?

Существуют две причины, по которым компания принимает решение проводить подобного рода мероприятие:

Порядок проведения тендеров: основные этапы

Данное мероприятие должно проходить в несколько этапов:

• Уполномоченные сотрудники компании – организатора тендера создают перечень задач, выполнение которых необходимо после выбора победителя на исполнение своего проекта. Кроме этого, должен быть установлен тип предприятий-участников тендера. Также выбирается, каким образом будет проходить мероприятие – в виде аукциона или конкурса.
• Написание «брифа». Бриф представляет собой список, в котором указываются основные требования к предприятиям-участникам, а также цели, которые преследует организатор соревнования. После его создания ответственный за данный документ сотрудник отправляет его потенциальным претендентам на рассмотрение. В бриф должны быть включены следующие ключевые моменты:

1. деятельность организатора тендера;
2. цели, достижение которых преследует заказчик;
3. результат, который ожидает компания от победителя;
4. требования, предъявляемые к соискателям;
5. список документов, необходимых для подачи заявки на участие;
6. факторы, способствующие определению лучшего проекта (оценочные критерии);
7. время и сроки, выделяемые для проведения соревнования.

• Определение участников. На данном этапе производится рассылка приглашений всем откликнувшимся компаниям стать участниками мероприятия.

В случае, если форма тендера будет представлять собой конкурс, для его проведения будет запланировано рассмотрение сначала около 5-10 проектов различных организаций для первого этапа, а затем выбор лучших претендентов и поиск оптимального предложения среди оставшихся предприятий. Если же тендер проходит в виде аукциона, в соревновании обычно состязаются примерно 3 или 4 компании.

Порядок участия в тендере

Каким образом происходит отбор будущих участников тендера? В соответствии с открытым тендером заказчик отбирает только те компании, которые могут соответствовать всем необходимым требованиям и будут способны достойно выполнить поставленные задачи организатора соревнования. Для того, чтобы объявить будущих участников, производится размещение информации о проведении тендера (включает в себя состав соискателей) на профессиональных сообществах, различных специализированных веб-сайтах и в остальных средствах массовой информации. Данных требований должны придерживаться предприятия, занимающиеся деятельностью государственного масштаба.

Если планируется провести закрытый тендер, задача по выбору участников ложится на саму компанию-организатора. Существует множество факторов, влияющих на принятие данного решения. Участник должен обладать хорошей деловой репутацией, иметь длительный срок пребывания на рынке конкретных товаров или услуг, а также необходимый опыт в деятельности заказчика. В данной ситуации названия организаций нигде не публикуется.

1. Уточнение выбранными претендентами об их участии. Для этого, предприятия должны предоставить необходимую информацию организатору, в которой должны содержаться данные о способе, инструментах и путях решения поставленной перед заказчиком задачи. В ходе анализа полученных документов отбираются лучшие участники.
2. Проведение презентаций проектов. В ходе проведения данной встречи решается вопрос о выборе победителя тендера. Здесь компания-участник должна так презентовать свой товар или услугу, чтобы заказчик убедился в том, что именно она готова выполнить необходимую работу и обеспечить ему высокую результативность. Данный этап предполагает выступление руководящих сотрудников от каждой отдельной организации-кандидата.
3. Осуществление окончательного отбора. В соответствии с имеющимися требованиями организатора и качеством проекта, предложенного каждым из участников, заказчик принимает решение о выборе конкретного варианта. Окончательный отбор производится посредством совещания членов комиссии по тендеру.
4. Объявление результатов конкурса. При проведении тендеров в Российской Федерации нередко встречаются такие случаи, когда участники, не ставшие победителями, получают информацию об окончании соревнования уже после того, как предприятие-победитель уже некоторое время осуществляет поставки или проводит необходимые работы заказчику тендера. В данном случае целесообразно оповестить все предприятия о вынесенном решении либо лично (закрытое мероприятие), либо при помощи публикации в официальных источниках или средствах массовой информации.

Участие в тендере: Видео

Для чего проводятся коммерческие тендеры?

В последнее время участие в тендерах становиться распространенной практикой. К факторам, определяющим необходимость проведения коммерческого тендера компанией-заказчиком, относится сочетание следующих условий: четкое понимание своей потребности в определенных товарах, работах или услугах, наличие технического задания, бюджета на проект, сложность выбора между несколькими компаниями- поставщиками.

Есть и другие причины. В области корпоративной и государственной политики закупок существует требование проведения конкурсных процедур при размещении заказа. Во многих организациях принято принимать решение о выборе компании - поставщика товаров, работ или услуг на основании торгов, которые проходят через объявление открытого или закрытого конкурса. Торги в бизнес - сообществе принято называть тендером. Термин «тендер» пришел в российскую экономику из мировой экономики, где тендерная деятельность является основным механизмом реализации системы государственно- частного партнерства. Тендеры на российском рынке проводит и корпоративный, и государственный сектор. Сегодня требование о проведении торгов предъявляется в России ко всем заказам, объявляемым государственными и муниципальными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей в квартал.

Тендеры помогают находить оптимальные решения для развития бизнеса. Контракт будет заключен с тем предприятием, которое сделало наиболее выгодное предложение для организатора тендера. Выиграть тендер поставщику нелегко: необходимо стать поставщиком востребованного на рынке товара, иметь хорошую команду специалистов, разобраться в законодательстве и тонкостях конкурсных процедур.

Компании-поставщики, благодаря проведению тендера, создают вокруг себя конкурентную среду, имеют возможность получить заказ на свою продукцию за лучшую цену.

Коммерческие тендеры регулируются нормами Гражданского кодекса РФ и регламентами, установленными самими компаниями-заказчиками.

Статья 448 ГК РФ определяет, торги проводятся через открытые и закрытые аукционы и конкурсы. В открытом аукционе и открытом конкурсе может участвовать любое лицо, в закрыты - участвуют только лица, специально приглашенные для этой цели. Организатор обязан известить общественность о торгах не менее чем за 30 дней до их проведения.

В четвертой главе 135–ФЗ «О защите конкуренции» предусмотрены антимонопольные требования к торгам и особенности отбора финансовых организаций.

Систематизацию и унификацию процедур частных тендерных торгов осуществила РАО «ЕЭС России». Компания применила для проведения коммерческих тендеров базовые принципы и стандарты, предусмотренные для государственных торгов и прописанные в 94- ФЗ. Набор конкурсных процедур был расширен: открытый конкурс, открытый конкурс с предварительным отбором, закрытый конкурс, двухэтапный конкурс, многоэтапный конкурс, конкурсы (открытые, закрытые) с переторжкой, ценовой конкурс, запрос цен, запрос предложений, конкурентные переговоры, закупку у единственного источника.

Большинство коммерческих торгов проводятся по тем же принципам, что и государственные торги. Разница состоит в том, что деятельность государственных организаций при проведении торгов жестко регламентирована законодательством, а коммерческие организации проводят тендеры по более свободной форме. Они ориентируются на внутренние документы, принятые в самих компаниях.

Коммерческие организации не имеют такого единого и универсального закона для проведения тендеров, как 94- ФЗ для государственных закупок. Причина в том, что каждая сфера бизнеса имеет много отличий и свою специфику.

Для коммерческих предприятий важны эффективность закупки и оптимальная процедура проведения тендера.

Многие компании-заказчики имеют электронные площадки для проведения торгов, на них ведется основная закупочная деятельность. Так, РАО ЕЭС создал единый интернет-ресурс для компаний электроэнергетики (www.b2benergo.ru). Коммерческие тендеры проводятся на таких площадках, как B2B-NPK, B2B-Avia, B2B-SNG, B2B-Холод, B2B-Спорт, B2B-Металлург, B2B-Агро, B2B-ЖКХ, B2B-Авто, B2B-Телеком, B2B-Страхование и другие. Все эти порталы имеют единые базы данных (то есть зарегистрированные на одной площадке компании могут принимать участие в торгах и на других), схожие регламенты, единообразный интерфейс. В каждой отрасли есть порталы, консолидирующие информацию о торгах, также работают межотраслевые порталы типа «Трейд.Су» (alltenders.ru; i-tenders.ru). Основное отличие b2b от консолидирующих информацию площадок в том, что на последних не проходят сами торги, на них не предусмотрены процедуры. Там размещается информация, в частности, извещения и ссылки на сайт заказчика, где, как правило, размещается конкурсная документация.

Выбор места для участия в торгах зависит от финансовых и организационных условий, которые предлагают разные площадки. Одни площадки берут абонентскую плату, другие - процент от сделки, третьи - единовременную плату, четвертые предоставляют бесплатное участие либо для поставщиков, либо для заказчиков.

Какие тендеры бывают?

Первая разновидность тендера – это «тендер цены». Заказчик точно знает, какие товары, работы или услуги и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А поставщики товаров или исполнители работ или услуг выдвигают свои предложения по поставкам товаров, по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене.

Второй вид тендеров – это тендер «открытых решений». Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании не имеют четкого представления о том, какие товары, виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться и в том случае, если желаемый результат можно достичь различными способами. Компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат, который желательно достигнуть. Компании- участники предлагают свое видение решения проблемы.

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

В том случае, когда приходится принимать сложные решения, применяют двухэтапную модель тендера. На первом этапе компания- заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

Открытый или закрытый тендер?

Преимущества открытого конкурса – в его публичности, что важно при проведении крупных и сложных закупок, выборе подрядчиков для реализации масштабных проектов. У поставщиков в этом случае больше ответственности, они более тщательно относятся к подготовке и подаче предложений. Для поставщиков сложности связаны с тем, что конкурсная процедура четко регламентирована и по срокам, и по последствиям. Для заказчика сложности в трате временных ресурсов, в наличии элемента непредсказуемости, связанного с риском прихода непроверенных компаний.

Закрытый конкурс - лучшая процедура для закупок небольшими партиями. Несмотря на сужение конкуренции, проще становится процесс обработки и оценки заявок, специально приглашаются проверенные компании.

Правила подготовки к участию в тендере.

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения. Компания- заказчик описывает в конкурсной документации критерии и сроки выбора участников и победителя тендера.

Рассмотрим план работ по подготовке к участию в тендере.

1 этап. Изучение тендерной документации и принятие решения об участии в тендере.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с конкурсной документацией компании, которая проводит тендер.

Заказчик направляет бриф (приглашение к участию) потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

1.описание компании-заказчика

2.постановка проблемы и описание желаемого результата

3.требования к участникам тендера

4.описание формы подачи заявки

5.критерии оценки претендентов

6.сроки проведения тендера.

Разберемся с содержанием брифа.

Описание компании-заказчика.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с историей компании, которая проводит тендер. Необходимо обратить внимание на численность компании, сектор экономики, в которой она работает, вид бизнеса и его специфические особенности. Буклеты и брошюры, интернет-ресурсы о компании, содержание сайта компании позволят получить представление о заказчике. Информация о компании даст возможность правильно подготовить тендерную документацию.

Постановка проблемы и описание желаемого результата.

Этот раздел брифа показывает, какую проблему необходимо решить заказчику. Тендерная документация содержит техническую и коммерческую часть. В технической части дается описание и общая информация об объекте торгов, инструкция для поставщиков, информационные карты с указанием порядка подготовки и подачи конкурсных заявок и другая требуемая информация. В коммерческой части указаны цена, условия, графики платежей, источники финансирования контракта.

Требования к участникам тендера.

Среди требований может быть определено требование о наличии опыта проведения аналогичных проектов, отзывов предыдущих клиентов, наличие информации о сроке работы на рынке компании - поставщика.

Описание формы подачи заявки

В этом разделе компания - заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (предложении) от компании - участницы тендера.

Критерии оценки

Критерии оценки включают такие параметры, как цена, время проекта, отсутствие соисполнителей.

Сроки проведения тендера

Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.

Как правило, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

2 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, могут обращаться к заказчику за дополнительной информацией, чтобы уточнить видение проблемы заказчиком и пути ее решения.

3 этап. Подготовка заявки.

Довольно часто бывает так, что предприятие не допускают к участию в тендере еще на этапе проверки тендерных предложений, если поданная им заявка была некорректно составлена. Тендерные документы должны быть оформлены профессионально.

4 этап. Презентация предложений.

Компания-заказчик тендера приглашает на встречу финалистов конкурса, которые имеют возможность убедить в том, что их предложение является лучшим. Для того, чтобы выиграть тендер, поставщику необходимо выгодно преподнести материал и заинтересовать заказчика. Профессионально подготовленная презентация должна быть доступной и наглядной, должна содержать графическую информацию, сопоставление с работой других компаний. Нелишним будет приложить список крупных заказчиков и клиентов компании-поставщика, их отзывы.

5 этап. Окончательный отбор.

Ответственные руководители компании - заказчика коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В процессе обсуждения уточняются мнения внутренних заказчиков, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

6 этап. Объявление победителей.

На общем собрании или через СМИ при проведении открытого тендера или в персональном порядке, если тендер был закрытый, участники тендера оповещаются о завершении конкурсных процедур и выборе победителя.

Бытует мнение, что для победы в тендере, нужны связи. Конечно, издержки есть в любом бизнес-процессе, и все же существует три определяющих критерия победы в коммерческом тендере - это цена контракта, качество и квалификация.

Как и в других сервисных бизнесах, конечная эффективность работы с рекламным агентством для клиента определяется не столько абсолютной стоимостью услуг, сколько способностью агентства качественно решить поставленную перед ним задачу. Следует учитывать, что стоимость услуг агентств с сопоставимым качеством работы примерно одинакова. Поэтому лучше, чтобы тендеры на рекламное обслуживание проводились не в целях поиска наиболее «дешевого» предложения, а для выбора агентства, способного максимально качественно решить бизнес-проблему, стоящую перед заказчиком. Просчеты в позиционировании продукта, креативной стратегии, медиапланировании могут нанести компании несопоставимо больший ущерб, чем сумма, сэкономленная за счет получения дополнительных скидок и урезания агентской комиссии. Необходимо учитывать следующие критерии выбора рекламных агентств:

• Профессионализм агентства (подтвержденный профессиональными заслугами и наградами).
• Понимание бизнеса клиента.
• Знание соответствующего сегмента рынка и потребителей.
• Творческий потенциал агентства.
• Качество сервиса.
• «История достижений» агентства на российском рынке.

В связи с взаимной заинтересованностью рекламодателя и рекламного агентства необходимо определить четкие и справедливые правила проведения тендера. Данный документ разрабатывался на основе анализа подобных рекомендаций, действующих на наиболее развитых западных рекламных рынках, а также опыта работы крупнейших российских рекламных агентств и рекламодателей. Следование принципам, изложенным ниже, несомненно, приведет к упорядочению и повышению эффективности взаимоотношений между рекламодателями и рекламными агентствами.

Этапы проведения отбора агентств

Тендер может проводиться в 2 этапа: создание шорт-листа и выбор агентства на основании предложений и в один этап, когда уже существует шорт-лист (список агентств, с кем у рекламодателя уже были деловые отношения)

1. Предварительный отбор

Участие в том или ином тендере является для любого рекламного агентства прежде всего бизнес-решением, основанным на анализе затрат, рисков и возможной прибыли. Поэтому во избежание возможных недоразумений чрезвычайно важно, чтобы все потенциальные участники тендера еще на ранней его стадии получили одинаковый разумный объем информации по процедуре и условиям его проведения.

На предварительном этапе отбора агентств рекламодателю целесообразно:

1. определить, какой тип сервиса ему необходим:

3. по типу оказываемых агентством услуг: услуги по стратегическому планированию и разработке коммуникации; услуги по брендингу; услуги по разработке рекламных материалов (творческие услуги); услуги по планированию и размещению рекламы в СМИ; услуги по проведению BTL-акций и событийному маркетингу; полный цикл услуг, включающий разработку и размещение рекламной кампании и т.д.;

4. по степени специализации: специализированные агентства или агентства полного цикла;

5. определиться с необходимым количеством агентств, удовлетворяющих указанным критериям;

6. собрать информацию об отобранных агентствах

7. разослать отобранным агентствам приглашение на проведение презентации агентства (Credentials Presentation). Отечественный и международный опыт показывает, что на презентации имеет смысл приглашать 5-7 агентств.

Обычной практикой является создание в том или ином виде тендерного комитета (комиссии). Состав его участников должен включать всех лиц, реально участвующих в принятии решения о выборе рекламного агентства и не должен включать других представителей Заказчика. Соблюдение этого условия гарантирует объективный выбор лучшего предложения, соответствующего целям и задачам планируемой рекламной кампании. Необходимо иметь в виду, что для отдельных узкоспециализированных направлений (BTL, напр.) тендерный комитет может не создаваться.

Еще до объявления тендера все члены комитета должны быть ознакомлены с полным пакетом документов, предлагаемым потенциальным участникам, включая тендерное задание, и выразить свое согласие с ним. В противном случае возможна ситуация, когда некоторые члены комитета будут иметь особое мнение о задачах рекламной компании, в результате чего работа участников тендера окажется заведомо несоответствующей ожиданиям.

Члены тендерного комитета должны также согласиться с процедурой и критериями выбора победителей, едиными для всех участников тендера.

2. Первый этап тендера. Презентации агентств.

Презентация агентства — это лучший способ получить информацию об агентстве из первоисточника, понять философию агентства и познакомиться с его менеджерами (наличие взаимопонимания и личного контакта с сотрудниками агентства — крайне важно для последующей совместной работы!). Подготовка такой презентации может занять у агентства от 5 до 10 дней.

По результатам встреч с агентствами и анализа собранной информации целесообразно отобрать 2-3 агентства, которые проходят во второй этап тендера.

В отношении всех участников процесса требуется полная внутренняя гласность:

• основные планируемые условия контракта, включая срок, территорию действия, объем работ и другие условия, могущие повлиять на формирование ценового предложения;
• все участники первого этапа должны быть проинформированы о критериях отбора;
• все участники первого этапа должны быть проинформированы о результатах отбора;
• агентствам, прошедшим во второй этап, следует разослать список участников второго этапа и его задание, а также срок и форму предоставления предложений;
• в случае изменения в составе участников, появления дополнительных конкурсантов, обязательно извещать всех участников;
• очень важным является определение и обнародование принципов и способов вознаграждения участников и победителей тендера.

Возможно второй этап тендера делать платным и объявлять об этом на стадии приглашения агентств в тендер. Во время тендера агентства-участники несут достаточно большие ресурсные затраты и прямые финансовые расходы. Особенно это касается второго этапа тендера, который предполагает подготовку основной презентации и связанных с ней попутных расходов. Компания, готовая взять на себя покрытие небольшой части расходов участвующих во втором этапе агентств, демонстрирует серьезность своих подходов к выбору партнера, стимулирует агентства к еще более качественной и творческой подготовке тендерного предложения, а также способствует улучшению общего климата рекламной отрасли в целом. Рекомендуемый размер компенсации — 100000 — 200000 р. Размер компенсации должен быть равным для всех агентств-участников тендера.

3. Второй этап тендера

На втором этапе тендера от агентств требуется детализированное предложение по решению маркетинговых задач клиента.

Для успешного проведения второго этапа тендера необходимо учитывать следующие моменты:

• качество подготовки предложений напрямую зависит от качества постановки задачи (составление задания на тендер (Brief), которое должно быть подписано уполномоченным лицом, участвующим в процессе принятия решения по проводимому тендеру.);
• все агентства должны быть поставлены в одинаковые условия (сроки получения задания, исходные данные, сроки предоставления работ и т.д.) В противном случае, тендер считается не соответствующим правилам АКАР;
• в зависимости от задачи, поставленной в брифе, срок может варьироваться. Если необходима разработка стратегии и креатива, то время подготовки может занять 3-6 недель. Если это предложение по механике проведения мероприятия, то время подготовки может сократиться до 7 рабочих дней. Рекламодателям рекомендуется придерживаться именно этих сроков при планировании второго этапа тендера, поскольку меньшие сроки могут существенно понизить качество предлагаемых агентствами разработок;
• основная задача тендера — выбрать лучшее предложение, максимально соответствующее объявленным на начальном этапе целям. Представившее это предложение агентство и является победителем тендера. Чтобы максимально быстро и точно определить потенциал агентств-участников уже на начальном этапе, минимизировать затраты на создание и рассмотрение нерелевантных предложений как со стороны агентства, так и со стороны рекламодателя, необходимо большое внимание уделить составлению Задания на тендер. Чем более точным, конкретным и полным является Задание на тендер, тем на более качественные, продуманные и релевантные поставленным задачам предложения можно рассчитывать. Задание на тендер следует составлять таким образом, чтобы агентства могли наиболее полно раскрыть свои возможности. Для этого имеет смысл выставлять на тендер одну-две наиболее важных для данного периода задачи. Также на этапе разработки Задания следует уделить внимание иерархии задач, стоящих перед маркетинговым отделом компании, и выносить в Задание разработку именно стратегических компонентов предстоящей кампании.

Ассоциация Коммуникационных Агентств России оставляет за собой право в интересах всех участников рекламного сообщества сообщать членам АКАР о случаях недобросовестного поведения клиента, как во время, так и после проведения тендера.

В отношении к тендерным заданиям на разработку творческих концепций и рекламных материалов на проектной основе необходимо учитывать следующее:

• стороны должны утвердить бюджет и сроки сдачи проекта;
• необходимо предусмотреть компенсацию рекламодателем затрат рекламного агентства;
• сумма компенсации, одинаковая для всех агентств-участников, устанавливается заранее.

По получении условий проведения второго этапа тендера, агентства должны письменно подтвердить свое согласие на участие в нем и подписать двустороннее соглашение с клиентом о соблюдении конфиденциальности и авторских прав (см. п. 4).

Перед проведением презентации агентству и рекламодателю следует согласовать друг с другом максимальное отведенное для презентации время, а также состав участников презентации с обеих сторон. Крайне важным представляется участие в презентации менеджеров высшего звена компании-рекламодателя, принимающих окончательные решения в вопросах маркетинга и рекламы.

4. Объявление результатов

Все агентства, принимавшие участие во втором этапе тендера должны быть проинформированы письменно результатах в течение 7-10 рабочих дней после проведения последней презентации.

Результатом тендера могут быть: выявление победителя, отсутствие победителя, продолжение тендера на дополнительно определенных условиях.

Проигравшие агентства обязаны, в соответствии с соглашением, вернуть рекламодателю предоставленные материалы, а рекламодатель — вернуть агентствам материалы презентаций. В целях установления атмосферы взаимного доверия на рынке, а также сохранения хороших отношений между всеми участниками тендера в будущем, рекламодателю рекомендуется указывать в письме компанию(и), победившую(ие) в тендере, а также причины, по которым предпочтение было отдано именно другому агентству.

Требования к составлению задания на тендер (Brief)

Исходя из традиций делового документооборота, агентства, при работе с клиентом, используют ряд стандартных документов. Важным типом документации агентства является Задание (Brief), которое используется для постановки задачи агентству в целом или его подразделениям (Media Brief — Задание на разработку медиастратегии или кампании в СМИ, Creative Brief — Задание на разработку креативной стратегии и рекламных материалов и т.д.). Целесообразно представлять агентству задачу в формате, привычном для маркетинга и рекламы, что, помимо целостности информации, способствует экономии времени со стороны персонала рекламодателя. Использование более или менее стандартизованных форм снимает ряд вопросов относительно того, что следует включать в задание, а что не следует.

В разделе Приложение приводятся формы заданий для нескольких наиболее распространенных случаев (Creative Brief — Бриф на разработку рекламных материалов, Media Brief — Бриф на разработку медиа-плана, BTL brief — Бриф на разработку BTL-коммуникаций).

Обязательной составной частью любого задания является, помимо необходимой для разработки предложения исходной информации, наличие четко определенных критериев (качественных либо количественных) оценки выполнения тендерного задания. При отсутствии либо невозможности применения балльной системы оценки предложения, необходимо максимально четко обозначить несколько качественных параметров (ясность, соответствие выбранной аудитории, оригинальность, новизна), по которым будут впоследствии оцениваться презентации агентств-участников.

Заполненные формы должны быть разосланы участвующим агентствам, которым должна быть предоставлена возможность задать вопросы, если таковые появятся. Лицо, ответственное за проведение тендера со стороны клиента, должно обеспечивать получение ответов от соответствующих служб клиента (маркетинговой, службы продаж и т.д.), если вопрос выходит за рамки компетенции ответственного лица.

Соблюдение авторских прав и конфиденциальности при проведении тендеров

Для того, чтобы все участники тендера, а также Заказчик имели общее понимание процедуры и ключевых условий проведения тендера, рекомендуется заключение специальных договоров на участие в тендере, регламентирующих такие моменты, как сроки, объем задания, вознаграждение, потенциальные условия контракта по итогам тендера, авторские права и т.д.

Рекомендации и идеи, использованные агентством при подготовке презентации, являются его собственностью и защищены авторским правом. Рекламодатель не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер агентств.

С другой стороны, агентство, которому были сообщены фундаментальные элементы технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя, должно считать их строго конфиденциальными и не использовать их для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано рекламодателем.

В целях упрощения процедуры обмена конфиденциальной информацией, перед вторым этапом тендера между агентством и рекламодателем может быть заключено двустороннее соглашение о конфиденциальности, закрепляющее основные положения и права по использованию Агентством информации по фундаментальным элементам технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя во время подготовки предложения. Этот же документ может содержать положения, регламентирующие и закрепляющие дальнейшее неиспользование рекламодателем идей и разработок агентства в случае его проигрыша в тендере.

Ассоциация Коммуникационных Агентств России рекомендует обеспечить полное и точное правовое сопровождение всех тендерных процессов, т.к. это позволяет избежать спорных ситуаций, как в процессе, так и по окончании тендера. Оптимальной формой для этого служит полноценное тендерное соглашение, являющееся юридическим документом, обязательным для исполнения обеими сторонами.

Срок заключения контракта, периодичность проведения тендеров

Заключаемый после подведения итогов тендера контракт целесообразно делать на продолжительный период, рекомендуемый срок — не менее 2-3х лет. Это даст возможность клиенту по-настоящему интегрировать агентство со своей маркетинговой структурой, а, значит, добиться результативной совместной работы. Слишком частое проведение тендеров приводит к тому, что клиент, агентство «живут» краткосрочными целями, теряют стратегическое понимание бизнес-задач и решений.